Ze doen het! – samen aan de slag voor proeftuinen ICT-Inhuur

Praktijkvervaringen van Anike Wildervanck de Blécourt en Sander Klaver

Nog voor het ingaan van de werkwijze waren ze al op een proeftuin Maatwerk voor Mensen aan het broeden. Begin 2018 besloten ze: ‘We gaan het doen’. Ze organiseerden onder andere een leveranciersbijeenkomst en riepen leveranciers op met goede ideeën voor het realiseren van sociale impact te komen. Dit was één van de manieren waarop Sander Klaver (categoriemanager ICT-inhuur Rijk, RVO) en Anike Wildervanck de Blécourt (coördinerend Directeur Inkoop van het Ministerie van OCW) invulling gaven aan het opzetten van social-return-proeftuinen voor de categorie ICT-Inhuur. Het leverde veel plannen van aanpak op van leveranciers, waar al verschillende nieuwe proeftuinen uit kwamen.

Anike

Anike

Via de categorieën voor Hoogwaardige Inhuur kwam Anike al eerder in aanraking met Maatwerk voor Mensen. Ze was in 2017 actief betrokken bij het opstarten van de proeftuin van Atos bij het Ministerie van OCW. Die proeftuin beviel zo goed dat Anike graag wilde dat het Ministerie van OCW daar meer mee zou doen. Toen heeft ze Sander benaderd of ze bij de categorie ICT inhuur ook proeftuinen konden starten. Zo leidt deze proeftuin vanuit de categorieën Hoogwaardige Inhuur weer tot nieuwe proeftuinen. Samen met leveranciers, contractmanagers en andere collega’s maken Sander Klaver en Anike Wildervanck de Blécourt zich hier nog steeds hard voor. Ze vertellen graag wat ze tot nu toe zoal leerden.

Anike:  “‘Dat vind ik leuk’ dacht ik, toen de categorie Interimmanagement en organisatieadvies (IMOA) mij vroeg om voor één van de leveranciers te onderzoeken of er voor OCW een proeftuin social return kon worden gestart. Ik vond het zonde dat we daar als OCW zelf al niet actief meer mee deden. ICT Inhuur van Sander is mijn grootste categorie qua inkoopomvang, met name vanwege de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). ‘Met een proeftuin hier zouden we echt impact kunnen maken’, dacht ik. Sander had een voorwaarde in het contract opgenomen die wijziging van de traditionele 5%-regeling mogelijk maakte als het rijksbeleid over social return zou wijzigen. Na het ingaan van Maatwerk voor Mensen en de beleidsmatige ruimte die de ICIA (de interdepartementale commissie inkopen en aanbesteden) per 1 januari 2018 heeft gegeven voor de vernieuwde social-return-werkwijze, hebben we samen de proeftuinen ICT Inhuur voor OCW opgezet.”

Meer vrijheid voor passende voorstellen

Sander: “In het traditionele beleid moet de social-return-verplichting voor de leverancier gerelateerd zijn aan de uitvoering van de opdracht. In ons geval hadden we de verplichting gekoppeld aan het aanbieden van externe ICT-professionals, waarvan dus een gedeelte uit een social-return-doelgroep moest komen. Met de nieuwe benadering van Maatwerk voor Mensen zetten we het om: de leverancier werkt een voorstel voor een proeftuin uit waarmee hij mensen met afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk kan helpen of de afstand tot de arbeidsmarkt kan verminderen.  Op het moment dat we dit voorstel hebben afgestemd en geaccepteerd, gaan we gezamenlijk aan de slag en zetten we een streep door die eerste verplichting. Na een jaar kijken we verder en stellen we het ambitieniveau waar nodig bij. We laten de leverancier echt vrij in het doen van een voorstel. Het kader vanuit OCW was erg ruim.”

Anike: “Ja dat vond ik ook belangrijk, we zien het als een proeftuin om te komen tot mogelijk nieuw beleid. Dan geef je geen strakke kaders die leiden tot een voortzetting van het oude beleid. Vanuit OCW gaven we de leverancier alleen mee dat het om kwetsbare doelgroepen moet gaan. Ook zeiden we: ‘doe iets wat dicht bij je kerncompetentie ligt’. En ‘het zou mooi zijn als je ook aansluit bij beleidsdoelen van OCW’.”

Sander

Inspelen op dynamiek in eigen organisatie

Anike: “Inkoop krijgt wel steeds meer op haar bordje, zoals de doelstellingen vanuit het klimaatakkoord. Tegelijkertijd bepaalt uiteindelijk degene die het geld uitgeeft, de interne klant, wat er wel en niet gebeurt. Dat maakt het lastig om aan verschillende beleidsdoelstellingen evenredige aandacht te schenken in de inkoop.”

Sander: “Draagvlak op hoog niveau is volgens ons zeer belangrijk, maar het betekent niet dat de realisatie van je doelstellingen dan automatisch slaagt. Ook het middenmanagement moet hier achterstaan en ideeën van leveranciers faciliteren en kansen geven. Je merkt dat interne opdrachtgevers soms meer geneigd zijn te kijken naar het werk dat het met zich meebrengt en minder naar de opbrengsten die het uiteindelijk kan opleveren. Intrinsieke motivatie van collega’s is echt nodig, want mensen moeten het ‘er bij doen’.

“De meeste tijd gaat uiteindelijk zitten in het organiseren van de klantkant. Het zoeken naar de juiste ingangen, de ‘zonnetjes’, binnen een ministerie, naar de mensen die kansen zien voor het toepassen van proeftuinen.”

Anike: “Daarbij kan het handig zijn om vertegenwoordigers van klantorganisaties voor en tijdens het afstemmen over de proeftuinen te betrekken, maar het is volgens ons goed om in te spelen op de dynamiek in eigen organisatie. Wij hebben nu geleerd organisaties in zwaar weer even te laten rusten, en ons te richten op organisaties die het aan willen en aankunnen om met Maatwerk voor Mensen te starten.”

Gebruik maken van ieders mogelijkheden

Sander: “We willen ook optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de diverse soorten leveranciers. We hebben leveranciers met veel eigen personeel op de loonlijst, die bijvoorbeeld eigen trainingsfaciliteiten aan doelgroepen kunnen bieden, maar ook kleinere leveranciers die die mogelijkheid niet kunnen bieden. Die kunnen zich, mogelijk samen met partners in hun netwerk zoals een sociale onderneming, bijvoorbeeld richten op het proberen te detacheren van mensen uit de doelgroep, waar nodig met wat begeleiding erbij.”

“Ook ben ik met andere ministeries in gesprek. Het concept van proeftuinen hebben we sinds medio 2018 ingebracht bij alle aanbestedingen van ICT Inhuur. Zodra de raamovereenkomsten gesloten zijn, stemmen we met de klanten de voorkeuren af met betrekking tot de inrichting van proeftuinen. Klanten hebben allerlei verschillende wensen over de doelgroepen en de werkzaamheden die zij zouden kunnen doen. Voor DJI zijn bijvoorbeeld de (ex) justitiabelen een logische doelgroep, voor de directie Emancipatie bij OCW spreekt bijvoorbeeld de doelgroep re-integrerende vrouwen meer aan. Die voorkeuren kunnen we meegeven aan leveranciers, zodat ze daarmee rekening kunnen houden bij hun voorstellen voor proeftuinen.” 

Die éne medewerker aan werk helpen

Anike: “In totaal zijn er na de leveranciersbijeenkomst in mei 2018 iets meer dan tien voorstellen ingediend. Door ontwikkelingen bij DUO konden de proeftuinen die van deze klantorganisatie afhankelijk waren echter voorlopig niet doorgaan.Vijf leveranciers hebben aangegeven dat hun proeftuin wel door kan gaan, deze zijn inmiddels gestart. We hebben in de voorstellen ook opgenomen dat wij na de proeftuin de deelnemers ook in dienst mogen nemen.”

Sander: “Het onderwerp social return hebben we naar mijn mening echt op de kaart gezet met Maatwerk voor Mensen. Voor ons bracht het actief met Maatwerk voor Mensen aan de slag gaan als voordeel dat we nu zelf goed weten wat we willen met social return. Het biedt heel veel mogelijkheden voor toekomstige trajecten. De potentie van social return als doelstelling zit hem in het feit dat we mensen aan het werk kunnen helpen, dat we écht impact kunnen maken.

Anike: “Ook het enthousiasme en de gedrevenheid van mensen die er mee bezig zijn vind ik een positief effect. Het is aanstekelijk: heel veel mensen gaan over het onderwerp nadenken. En van ‘een onderwerp’ moet het iets worden dat echt intrinsiek en persoonlijk is. Iedereen maakt deel uit van de maatschappij en wil mee doen. Door dit soort initiatieven vraag je daar meer aandacht voor. Als ik naar het team van Maatwerk voor Mensen kijk, die hebben zo'n hart voor het initiatief en zoveel inzet. Ik merk het bij Sander ook. In eerste instantie had hij ook zoiets van: ‘Wil ik dit allemaal wel?’. Maar je ziet het op het moment dat je ermee aan de slag gaat en je weet waarvoor je het doet. Al help je maar die éne medewerker aan het werk. Je het gaat voelen. Dat is voor dit soort onderwerpen het mooie én het noodzakelijke.” 

Sander en Anike